Adjø, brevduer!

Tidligere kunne det ta alt fra 14 til 96 dager fra PayEx hadde avtalt leveranse med ny kunde, til samtlige signerte avtaledokumenter var registrert og avsjekket hos riktige personer i riktige avdelinger. I mange tilfeller kunne det dreie seg om 10-13 fysiske dokumenter med vedlegg.

Utsendelse av fysiske kontrakter og avtaler skulle sendes ut til kunde, de skulle signeres med blått blekk, returneres i fysisk format, så man måtte ta høyde for postgang, videresending og registrering hos riktige nøkkelpersoner hos PayEx og sikre rett signatur for alle parter.

Med systemet, som er levert av Verified, kan selgeren legge avtaledokumenter til kunden inn i en ”virtuell konvolutt”, sette opp en signeringsrekkefølge på dokumentene og sende denne fra seg med ett tastetrykk.

Kunden får opp sine avtaler gjennom å klikke på en lenke i mottatt via e-post. Der ledes kunden gjennom signerering med BankID i et enkelt brukergrensesnitt. Alle relevante mottakere i vårt system får umiddelbart varsling om at avtalen er signert, så kan de raskt godkjenne og sende videre. Vi har i tillegg jobbet mye med forenkling av avtalestrukturen vår, slik at det som tidligere var 10-13 dokumenter, nå er 1-3 dokumenter, forteller Storm i PayEx.

Da selskapet innførte elektronisk avtalesignering med BankID kvittet de ikke seg bare med de voldsomme papirstablene med avtaler og vedlegg som skulle sendes fysisk til avtalepartene. De fikk også avtaler med brukerstedene signert vesentlig raskere, og frigjort mye tid internt.

- Våre kunder som er brukersteder med nettbutikker eller fysiske utsalgssteder oppfatter dette svært positivt, det innebærer at de kan komme i gang med sin omsetning raskere og få penger inn på bok raskere, sier han.

PayEx har ikke enda finregnet på hvor store tidsbesparelser man har oppnådd, men Storm trekker fram et konkret eksempel:

- Ved inngåelse av vanlig finansieringsavtale var det krav om signering av original avtale. Avtalen måtte sendes fysisk til kunde og riktig signaturberettiget, deretter returneres per post til oss i Oslo, registereres og deretter sendes videre med post til Sverige. Bare for postgangen var vi oppe i 5-6 dager. Du kan jo tenke deg hvordan dette løpet ble når avtalene skulle signeres av daglig leder og 2 styremedlemmer i fellesskap. Disse satt i tillegg gjerne i forskjellige bedrifter og i forskjellige byer eller land. Dette kan vi nå redusere til, vel, null, sier Storm.